Pienen taloyhtiön vuosikello.

Tilikausi päättyi 31.12. Viimeistele vuoden kirjanpito ja aloita tilinpäätös ja toimintakertomus. Päivitä samalla kunnossapitotarveselvitys, jotta kokouspaperit ovat helmikuussa valmiit. Kuuden kuukauden määräaika lasketaan tilikauden päättymisestä samalla päivänumerolla, joten raja on 30.6. (AOYL 6:3; määräaikalaki 150/1930, 3 §). Valitse kokouspäivä jo nyt ja varaa tarkastajalle aikaa aikaisin (käytäntö).

Kokouksessa esitettävät paperit ovat hallituksen työtä: tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus (AOYL 6:3). Tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja saa materiaalin hyvissä ajoin (käytäntö). Hallituksen kirjallinen selvitys kertoo viiden vuoden kunnossapidon tarpeista, jotka vaikuttavat olennaisesti huoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin kustannuksiin. Toinen selvitys kertoo yhtiössä suoritetut huomattavat kunnossapito- ja muutostyöt ja niiden tekoajankohdat (AOYL 6:3).

Päätä kokouspäivä, -aika ja -paikka. Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle (AOYL 6:18). Tarkista osakkeenomistajien yhteystiedot: kirjallinen kutsu toimitetaan jokaiselle osakkeenomistajalle osakehuoneistorekisterissä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen (AOYL 6:21, voimaan 1.10.2026). Puheenjohtaja voi ladata yhteystiedot Maanmittauslaitoksen palvelusta Huoneistotietojen ylläpito taloyhtiöille. Kirjaa hallituksen päätösehdotukset valmiiksi; ne ovat kokousasiakirjoja, joiden pitää olla nähtävillä kaksi viikkoa ennen kokousta (AOYL 6:22).

Laadi kutsu yhtiökokouskutsun pohjalla. Kutsussa on mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokouksen aika ja paikka, käsiteltävät asiat sekä se, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä (AOYL 6:19). Yhtiöjärjestyksen muutoksesta kerrotaan kutsussa myös sen pääasiallinen sisältö (AOYL 6:19). Kokouksessa saa päättää vain asioista, jotka on mainittu kutsussa tai jotka yhtiöjärjestyksen mukaan on käsiteltävä kokouksessa. Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään kuitenkin aina lain vaatimista asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapaudesta (AOYL 6:3 ja 6:12). Lähetysikkuna avautuu, kun kokouksesta on kaksi kuukautta (AOYL 6:20). Kesäkuun lopulla pidettävässä kokouksessa ikkuna avautuu yleensä huhtikuun lopulla.

Kutsu on toimitettava viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta (AOYL 6:20). Lähetä se viimeistään nyt, äläkä jätä lähettämistä viimeiseen päivään (käytäntö). Kokousasiakirjat, kuten hallituksen päätösehdotukset ja viimeisin tilinpäätös, ovat kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa nähtävillä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta, ja ne on viivytyksettä lähetettävä pyytäjälle (AOYL 6:22). Jos kokouksessa käsitellään järjestyssääntöjä, yhteisten tilojen käyttöä tai sellaista kunnossapitoa tai uudistamista, joka vaikuttaa olennaisesti asukkaiden huoneiston tai yhteisten tilojen käyttöön, ilmoitus asiasta asetetaan yhtiön ilmoitustauluille tai toimitetaan vuokralaisten huoneisiin viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta (AOYL 6:11).

Kokous on pidettävä viimeistään 30.6. (AOYL 6:3). Kokouksen avaa koollekutsujan nimeämä henkilö ja kokous valitsee puheenjohtajan (AOYL 6:23). Osakkeenomistaja osallistuu itse, valtuutetulla tai avustajan kanssa. Valtuutettu osoittaa oikeutensa päivätyllä valtakirjalla (AOYL 6:8). Puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokouksesta laaditaan ääniluettelo ja pöytäkirja (AOYL 6:23). Kokouksessa päätetään muun muassa tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käytöstä, vastuuvapaudesta, talousarviosta ja yhtiövastikkeesta, jos nämä kuuluvat kokoukselle, sekä vaaleista (AOYL 6:3). Yksi osake tuottaa yhden äänen, ja yhden osakkeenomistajan äänet ovat äänestyksessä enintään viidesosa kokouksessa edustettujen osakkeiden äänistä, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä (AOYL 6:13). Useimmat päätökset tehdään enemmistöllä (AOYL 6:26), mutta yhtiöjärjestyksen muutos vaatii vähintään kahden kolmasosan annetuista äänistä ja edustetuista osakkeista (AOYL 6:27). Päätökset voi kirjata kokouksessa suoraan pöytäkirjan pohjaan, jossa asialista on valmiina.

Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja yhdeksi pöytäkirjantarkastajaksi valittu henkilö (AOYL 6:23). Kaksi tarkastajaa on yleinen käytäntö, mutta laki vaatii yhden. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla (AOYL 6:23). Pöytäkirja on saatettava osakkeenomistajien nähtäville viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan luona, ja jäljennös toimitetaan sitä pyytävälle (AOYL 6:23).

Ilmoita yhtiön hallinnolliset tiedot Maanmittauslaitokselle viimeistään kuukauden kuluessa yhtiökokouksen päättymisestä (HTJ-lain 17 a §). Ilmoituksessa päivitetään muun muassa tehdyt kunnossapito- ja muutostyöt, viimeisin kunnossapitotarveselvitys, vastikkeet ja huoneistokohtaiset lainaosuudet. Pieni yhtiö, jossa on viisi huoneistoa tai vähemmän, ilmoittaa joko kun tietoja pyydetään tai kun yhtiön yhtiölaina on jaettu huoneistoille (HTJ-lain 17 a §; Maanmittauslaitos). Yhden omistajan hallinnassa oleva taloyhtiö vastaa pääosin samaa kriteeriä (Maanmittauslaitos). Kunnossapito- ja muutostyöhön riittää tieto pääasiallisesti remontoitavasta asiasta ja suunnitellusta aloitusvuodesta (Maanmittauslaitos).

Kokouksen päätökset pannaan täytäntöön. Jos kokous päätti talousarviosta ja yhtiövastikkeesta, ne otetaan kirjanpitoon ja laskutukseen (AOYL 6:3). Uudet hallituksen jäsenet, tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja aloittavat toimintansa (AOYL 6:3). Hae tarjoukset remonteille, jotka viisivuotisselvitys kertoo edessä olevaksi (käytäntö).

Suunnittele syksyn huoltotyöt ja remonttien toteutus talousarvion mukaan (käytäntö). Varmista lämmitysjärjestelmän, valaistuksen ja lumityöjärjestelyjen kunto ennen pakkasia (käytäntö). Kirjaa tehdyt huomattavat kunnossapito- ja muutostyöt ja niiden tekoajankohdat, koska niistä laaditaan selvitys ensi kevään kokoukseen (AOYL 6:3). Suoritettujen töiden tiedot päivitetään huoneistotietojärjestelmään jokaisen yhtiökokouksen jälkeen. Yhtiö, jossa on viisi huoneistoa tai vähemmän, ilmoittaa ne vain, kun tietoja pyydetään tai kun yhtiölaina on jaettu huoneistoille (HTJ-lain 17 a §).

Suunnittele ensi vuoden talousarviota ja yhtiövastiketta, sillä kokous päättää niistä keväällä, jos vastikkeen määrääminen kuuluu yhtiökokoukselle (AOYL 6:3). Kirjaa kulut ja havainnot muistiin (käytäntö).

Kerro osakkeenomistajille, mitä keväällä on tulossa. Osakkeenomistaja voi vaatia asian kokoukseen kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun (AOYL 6:6). Muista, että kokouksessa valitaan hallituksen jäsenet, tilintarkastaja ja toiminnantarkastaja (AOYL 6:3).

Tilikausi päättyy 31.12. Kerää laskut ja tositteet tammikuun tilinpäätöstyötä varten ja käynnistä vuodenvaihteen kirjanpito (käytäntö). Kello palaa alkuun.